Vor kurzem erhielt ich eine Anfrage, ob ich kurzfristig eine Anlage mit Mikro vermieten würde und ob ich noch Ideen habe, was für ein Firmen-Event wichtig sei. Die Person hatte die Planung bis drei Tage vorher aufgeschoben und war absolut am Verzweifeln. Ich hoffe, dass Du gerade nicht in so einer Situation steckst. Da Du aber in der Planung eines Firmen-Events zu sein scheinst, hier ein kleiner Guide, mit dem das Event auf jeden Fall ein Erfolg wird.
Wer ist anwesend? Was ist es für ein Event?
Als Erstes würde ich mich fragen, wer alles anwesend ist. Ist es nur eine kleine Geburtstagsfeier unter Kollegen? Ist es ein Event, bei dem Mitarbeiter anderer Firmen kommen? Ist es ein großes Event mit Speakern? Je nach Situation sind andere Standards angebracht.
Ziele
Frage Dich, ob das Event bestimmte Ziele verfolgt wie z. B. Gewinnung von Geschäftspartnern oder Pflege von Kundenkontakten. Frage dich gegebenenfalls bei jedem Schritt, ob er bei diesem Ziel förderlich ist. Gerade, wenn das Budget knapp wird, hilft eine einfache Analyse, was zielführender ist, bei der Entscheidung.
Budget
Oft sind Budgets bereits vorgegeben. Solltest Du selbst eins festlegen müssen, so würde ich wie folgt herangehen:
Wenn das Event zur Umsatzsteigerung dient und es nicht um einmalige Geschäfte geht, dann würde ich das Budget so hoch setzen, wie die erwarteten Gewinne sind. Einfach, weil es auf lange Sicht ein besseres Licht auf die Firma wirft und Kundengewinnung in den meisten Fällen eh teuer ist. Bei einem Event bemerken die Kunden das jedoch bei weitem mehr als bei klassischer Akquise.
Wenn es darum geht, Kontakte zu den Kunden zu halten, ergibt es Sinn, ein mittleres Budget anzusetzen. Ich würde auch das ganze Event kleiner machen. Versuche in dem Fall möglichst persönlich Kontakt aufzubauen und eine Bziehung zu der Firma zu schaffen.
Für interne Events reicht oft auch ein kleines Budget. Es muss nicht alles so perfekt sein. Wenn aber gerade eh schon eine schlechte Stimmung in der Firma ist, und diese mit dem Event geglättet werden soll, dann würde ich auch mal etwas mehr Geld in die Hand nehmen. Neue Mitarbeiter finden und einarbeiten ist viel teurer, als jedes Event.
Vorträge und Unterhaltung
Stell Dir folgende Fragen: Müssen Speaker oder Entertainer organisiert werden? Brauchen wir einen Moderator, der durch die Veranstaltung führt? Für die meisten Events ist das von Anfang an geklärt. Sobald es aber um Events mit großen Bühnen geht, darf nicht vergessen werden, dass Du für die Sounds und Lichttechnik DJs und LJs (Lightjockey) brauchst. In diesem Fall würde ich Dir aber empfehlen, zu einem Eventplaner zu gehen, da dieser genau weiß, was ihr für Events dieser Größe braucht.
Für kleinere, firme interne Events reicht oft ein Lautsprecher mit Musik-Playlist und Mikrofon aus.
Essen / Snacks
Gerade bei großen, langen Events wird oft Essen erwartet. In dem Fall solltest Du nicht versuchen, etwas selbst zu machen, sondern auf ein professionelles Catering zurückgreifen. Bei kleineren Events, die nur einen Vor- oder Nachmittag füllen, reichen oft auch Snacks wie Erdnüsse, Salzstangen und mini Brezeln. Bei Events, die einen halben Tag lang gehen, sind belegte Brötchen meist gerne gesehen. Bei größeren Firmen wird es meistens sogar erwartet. Belegte Brötchen können gut auch bei den meisten Bäckern bestellt werden. Wenn es um firmeninterne Events geht, können auch alle etwas mitbringen. Dies ist aber eher als unprofessionell anzusehen und sollte wirklich nur gemacht werden, wenn die Firma einigermaßen klein und die Mitarbeiter dementsprechend gut untereinander vernetzt sind.
Getränke
Gerade bei Vertragsabschlüssen ist Sekt das Getränk erster Wahl. Als alkoholfreie Alternative wird oft Orangensaft genommen. Ein paar Kästen Wasser dazuzustellen ist aber auch nie falsch. Diese 3er Getränkecombi geht quasi immer. Je nach Firma und Event kann man das ganze auch noch etwas anpassen. Für ein Sport- und Fitness-Start-Up ist eine Saftbar wahrscheinlich passender, während für die Weihnachtsfeier Punsch oder Glühwein angebracht sind.
Location
Die Location ist bei Firmen-Events oft eine große Sache. Du willst ja nicht unbedingt ein repräsentatives Event in einem Park machen in dem Kinder spielen.
Wenn die Firma keine große freie Fläche hat, dann kannst Du Konferenzsäle anmieten. Diese werden oft von Hotels angeboten.
Einladungen
Wenn Personen aus externen Firmen eingeladen werden sollen, sollten Einladungen generell möglich früh verschickt werden. Dies gebietet zum einen die Höflichkeit, es dient aber auch dazu sicherzustellen, dass alle wirklich kommen können. Eine Einladung sollte spätestens 2 Wochen vorher bei dem Eingeladenen eingehen.
